Organisateur d’évènements : 7 étapes pour choisir l’agence évènementielle idéale

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L’organisateur d’évènements est une figure fondamentale au sein de toute agence ou entreprise. Il a en effet pour mission de coordonner toutes les personnes impliquées dans l’organisation d’un évènement, afin de s’assurer que tout se déroule comme prévu. Il ne s’agit évidemment pas d’un travail dit « traditionnel », mais d’une figure professionnelle qui s’est largement développée ces dernières années, devenant plus importante de jour en jour. En effet, les évènements sont un élément fondamental pour toute entreprise, quel que soit le produit ou le service offert, et c’est très important de disposer d’une personne, en interne ou en externe, pour s’occuper de leur organisation. Les organisateurs d’évènements doivent posséder des compétences spécifiques pour pouvoir s’acquitter de leur tâche de la meilleure manière possible. En bref, ce n’est pas un travail que tout le monde peut faire. Outre l’organisateur d’évènements individuel, il existe également des agences d’organisation d’évènements. Mais pourquoi préférer une agence à un particulier ? Comment choisir celle qui répond le mieux à vos besoins ?

Organisateur d’évènements : la définition

Selon l’Atlas des métiers, l’organisateur d’évènements est « celui ou celle qui exerce des activités de gestion, de relation, de médiation et de planification pour la réalisation d’évènements qui peuvent être très différents les uns des autres : foires, initiatives culturelles et commerciales, fêtes, en préparant le programme de l’évènement et en veillant à sa publicité […]. L’organisateur d’évènements est capable d’entretenir et de coordonner des réseaux complexes de relations et d’organiser une communication efficace et ciblée en fonction d’une idée ou d’une initiative spécifique ».

Ainsi, les principales tâches de ce professionnel sont la planification et la coordination dans le domaine de l’organisation d’évènements. Dans cette optique, faire appel à Robelphone, un prestataire évènementiel à Lyon, constitue une idée lumineuse. Ses 40 années d’expérience dans le domaine parlent en sa faveur ! L’entreprise compte dans son équipe des techniciens en lumière, vidéo, sonorisation et scène. Ce qui lui permet d’assurer la réussite de votre évènement qu’il s’agisse de :

  • Festival,
  • Séminaire ou soirée d’entreprise,
  • Exposition,
  • Salon,
  • Concert,
  • Festival, etc.

Vous pouvez compter sur le professionnalisme et le savoir-faire de chaque membre de son équipe.

Pourquoi et comment choisir une agence d’organisation d’évènements pour votre évènement hybride ou numérique ?

Jusqu’à présent, nous avons parlé des organisateurs d’évènements en considérant la personne individuelle, MAIS, comme nous l’avons vu au début, il y a aussi l’option de l’agence d’organisation d’évènements. Une agence d’organisation d’évènements est une agence dont le modèle d’entreprise consiste à organiser des évènements pour d’autres entreprises. Les évènements organisés peuvent être exclusivement en personne, hybrides (c’est-à-dire avec une partie en personne et une partie en ligne) ou exclusivement numériques.

Les agences se spécialisent généralement dans un type d’évènement, de sorte qu’elles ont une clientèle différente en fonction des besoins des entreprises. Mais pourquoi faire appel à une agence plutôt qu’à un organisateur d’évènements unique ? Les principales raisons sont les suivantes :

  • Gain de temps et de stress : confier la planification et l’organisation à une agence permet de gagner un temps précieux et de réduire le stress lié à la gestion interne d’un évènement complexe. Du reste, dans une agence, plusieurs personnes s’occupent du même évènement, ce qui réduit le stress de chacun.
  • Connexions et mise en réseau : les agences évènementielles disposent d’un vaste réseau de connaissances au sein de l’industrie, avec lesquelles elles travaillent régulièrement. En exploitant ces relations, elles peuvent obtenir des tarifs préférentiels et garantir la qualité de leurs services.
  • Expérience et créativité : une agence évènementielle est composée de personnes diverses et possède souvent des années d’expérience dans l’organisation d’évènements. Elle est en mesure de proposer des solutions innovantes et créatives pour rendre votre évènement numérique unique et inoubliable.
  • Gestion du budget : au sein d’une agence évènementielle, il y a forcément une personne compétente dans la gestion financière des évènements, qui en fait son métier.

Si vous recherchez une agence pour organiser votre prochain évènement à Lyon et ses environs, une seule adresse : Robelphone au 23, rue Jules Ferry, ZI du Pontet, 69360 Saint-Symphorien d’Ozon.

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